Entradas

Gestió del temps

La Gestió del temps

Marc Montaña

Àrea tecnològica Indra 

 

Gestió del temps

El temps és un dels béns més preuat a dia d’avui per hom i en un equip de treball no és menys. Del temps de resposta en dependrà el marge de benefici d’un projecte i per tant la viabilitat del mateix; però també en dependrà el factor més important: la satisfacció del client.

Per norma general, en qualsevol negoci es busca un equilibri entre la minimització del temps i la maximització dels beneficis. A efectes pràctics aquest paradigma es tradueix en trigar poc en resoldre les peticions per a poder abordar-ne més i traduir-ho en un increment dels guanys.

La gestió del temps s’enfoca a dues vies:

Líder – Client

Una de les tasques per les que haurà de vetllar el responsable d’un equip, entre d’altres, és que el temps de resposta sigui l’adequat i es compleixi segons les fites acordades amb el client i amb el propi equip de treball. Normalment, amb el propi equip s’acorda una data anterior a l’entrega al client per a poder realitzar proves unitàries del producte final.

Un altre punt a tenir en compte és conèixer de forma general la naturalesa del propi projecte. Aquest fet permetrà negociar dates de manera més acurada i realista. Per exemple: el client realitza una petició per la qual el marge temporal és utòpic, ja que el canvi implica un canvi en l’arquitectura del projecte. Tenint coneixement genèric el responsable sap que un canvi d’arquitectura implica un canvi costós en el projecte que fa que no es pugui entregar a temps.

La virtut de negociar i la mà esquerra que pugi aplicar el responsable d’equip seran puntals bàsics quan per part de l’empresa no es compleixen les dates acordades. Si per qualsevol circumstància es dilaten les tasques i es fa impossible entregar a la data assenyalada, caldrà reunir-se amb el client i enfocar aquest fet de la millor manera possible. A vegades es podrà aconseguir un bonus de temps, d’altres caldrà pagar penalitzacions (econòmiques o d’abast de requisits).

Líder – Equip

La precondició bàsica que un responsable d’equip ha de tenir en compte per a gestionar correctament el temps és conèixer el seu propi equip. Coneixent les característiques de tots i cadascun dels integrants de l’equip li permetrà assignar les tasques de manera eficient, aprofitant les virtuts de cada membre. No és el mateix assignar una tasca complexa a un membre veterà que a un membre recent incorporat.

També caldrà mantenir un nivell d’estrès adequat, ni massa exigent ni massa relaxat. Està comprovat que les persones quan millor rendeixen és quan se’ls aplica cert nivell d’estrès. És important no “collar” excessivament a l’equip, aquest fet pot ser contraproduent i provocar l’efecte contrari al desitjat: desmotivació i sentiment de l’obrer explotat.

Una altra vessant positiva de mantenir una guspira de tensió dins d’un equip, és la de que aquest no entri en monotonia i s’adormi. En algunes ocasions, els equips rodats i veterans entren en una espiral negativa de “caiguda” d’efectivitat provocada sobretot pel fet que no hi ha motivació o que s’ha entrat en una “rutina”. Una motivació pot ser plantejar nous reptes o plantejar noves inquietuds que permetin el desenvolupament dels membres.

En resum, un bon líder ha de tenir en compte dos pilars bàsics per a gestionar correctament el temps. Un de cara al propi equip, mantenint una tensió i nivell d’estrès justos (mai tensant massa la corda per evitar que es pugui trencar); i l’altre de cara al client, és important per a que el client estigui satisfet fer les entregues quan s’ha pactat i sobretot amb la màxima qualitat possible.

Els 8 consells del líder

Els 8 consells per ser un bon líder

Marc Montaña

Àrea Tecnològica JAVA, Indra. 

Lideratge d’equips

Liderar un equip o grup de treball és una funció en la qual a part de gestionar tasques, recursos i temps de resposta es tracta i conviu amb quelcom més important: les persones. Els integrants de l’equip seran els encarregats de remar cap a un mateix port per a aconseguir la meta final.

Us exposaré una sèrie de consells que us ajudaran a gestionar i liderar un grup de treball:

  • Recursos necessaris i temps mínim.

Un grup de treball està format per un conjunt de membres que treballen per assolir un objectiu comú. El camí que se seguirà passarà per utilitzar el mínim de recursos necessaris i el menor temps possible, sempre garantint les especificacions requerides inicialment.

  • Gestió i coordinació.

El líder o cap del grup de treball serà l’encarregat de gestionar i coordinar a tots els membres de l’equip i guiar-los en tot moment per poder arribar a la meta final proposada, sempre vetllant perquè es compleixin les fites temporals compromeses i en cas necessari, negociar-les per a que reflexin la realitat.

  • Multidisciplinari.

Les tasques que desenvoluparà el cap de grup toquen diversos vessants: la part tècnica, la part de gestió del temps, la part de negociació… entre d’altres; ara bé cal destacar la virtut del carisma i també la dimensió psicològica.

  • Carisma.

Un líder cal que tingui carisma dins del seu equip i sobretot que sigui respectat. Serà l’encarregat de “tirar del carro” en els mals moment, on caldrà que adreci la situació i de gestionar eficaçment tots els recursos. Per això ha de ser respectat per tots els membres, ja que les decisions preses han de ser executades per l’equip.

  • Saber escoltar (tenir mà esquerra)

El tacte i sobretot la vessant més psicològica (saber escoltar, comprendre, encarrilar problemes…) seran un aliat molt important a l’hora de liderar un equip. El cap de grup ha de saber escoltar totes les crítiques que li arribin, tant de dins com de fora de l’equip. Ha de tenir l’habilitat de minimitzar les que siguin destructives per a que no afectin al correcte funcionament del grup i aplicar les constructives per a progressar.

  • Mantenir la tensió justa.

Dins l’apartat psicològic, també és important que mantingui la tensió necessària dins l’equip per a que no s’acomodi. Ara bé, aquesta tensió ha de ser la justa, ja que una càrrega massa important pot fer que la corda es trenqui i l’efecte sigui tot el contrari del desitjat.

  • Cohesió

Com més unit estigui l’equip de treball millors objectius es podran assolir i sobretot amb menys recursos i menys temps. Per això és molt important que estigui d’allò més cohesionat. Un equip cohesionat es caracteritza per la confiança que hi ha entre els membres.

  • Activitats extralaborals

La cohesió i confiança són pilars bàsics que han de ser d’allò més sòlids per al desenvolupament del grup de treball. Per a poder aconseguir-los i reforçar-los es poden proposar trobades fora de l’àmbit laboral (un sopar, un partit de futbol…) o fins i tot trobades informals dins la feina (anar a prendre un cafè, anar a dinar…). En aquestes “reunions” és important no tocar temes laborals i profunditzar en les aficions o inquietuds que puguin tenir cadascú.

En resum, la feina d’un cap de grup no només es basa en arribar a l’objectiu amb el mínim de recursos possible i el màxim benefici per l’empresa; sinó que també es basa en pilars com l’empatia i el tracte amb els membres del propi equip.